Spracúvanie údajov nájomníkov

1. Strany

Prevádzkovateľ: používateľ účtu, teda vy.

Sprostredkovateľ: Mauer Enterprises s. r. o., so sídlom Černyševského 10, 851 01 Bratislava, mestská časť Petržalka, IČO 52069818, kontakt podpora@rentfolioapp.com.

2. Predmet, povaha a účel spracúvania

Spracúvame osobné údaje nájomníkov a uchádzačov o nájom výlučne preto, aby vám aplikácia umožnila viesť prenájom: evidovať zmluvy, predpisovať a párovať platby, zúčtovať energie, uchovávať doklady a viesť previerky uchádzačov.

Spracúvanie trvá, kým trvá váš účet, respektíve kým údaje v účte nezmažete alebo neuplynú lehoty uvedené nižšie.

3. Dotknuté osoby a kategórie údajov

Nájomníci, ktorých zadávate vy:

• meno a priezvisko, e-mail, telefón, dátum narodenia, adresa,
• typ a číslo dokladu totožnosti, ak ich zadáte,
• poznámka, ktorú k nájomníkovi napíšete,
• dátum súhlasu, ak si ho zaznamenáte,
• údaje o zmluve, nájomnom, zálohách, platbách a odpočtoch meračov,
• doklady, ktoré k nehnuteľnosti alebo zmluve nahráte.

4. Dotknuté osoby pri previerke

Uchádzač o nájom dostane odkaz a formulár vyplní sám. Tam vzniká: meno, e-mail a telefón, ktoré zadáte vy, a ďalej mesačný príjem a jeho mena, zamestnanie, veľkosť domácnosti, domáce zvieratá, predpokladaný dátum nasťahovania, správa pre vás, nahraté doklady a dátum a verzia súhlasu, ktorý uchádzač pred odoslaním potvrdí.

Formulár uchádzačovi pred odoslaním zobrazí, čo sa s údajmi stane, a jeho súhlas sa zaznamená spolu s verziou znenia.

5. Naše pokyny a hranice

Ako sprostredkovateľ:

• spracúvame údaje len na vyššie uvedený účel a podľa vašich pokynov, ktorými je aj samotné používanie funkcií aplikácie,
• nepoužívame ich na vlastné účely, nepredávame ich a neposkytujeme ich tretím stranám okrem ďalších sprostredkovateľov uvedených nižšie,
• nepoužívame ich na trénovanie modelov umelej inteligencie a neposielame ich do žiadnej takej služby,
• nepoužívame ich na reklamu ani profilovanie,
• ak by sme mali právnu povinnosť údaje poskytnúť orgánu verejnej moci, oznámime vám to, ak nám to právo nezakazuje.

6. Mlčanlivosť

K údajom má prístup len ten, kto ho potrebuje na prevádzku a podporu služby, a je viazaný mlčanlivosťou. Prístup do databázy je chránený a vedie sa o ňom záznam na strane dodávateľa databázy.

7. Bezpečnostné opatrenia

Konkrétne opatrenia, ktoré máme zavedené:

• šifrované spojenie medzi zariadením a službou,
• ochrana na úrovni riadkov v každej tabuľke databázy, takže údaje jedného účtu sú nedosiahnuteľné z iného účtu,
• nahraté doklady v neverejnom úložisku v priečinku účtu, otvárané len krátkodobým odkazom,
• odkazy na previerku a pozvánky do účtu uložené len ako nečitateľný odtlačok a s obmedzenou platnosťou,
• servisný kľúč k databáze výlučne na serveri, nikdy v prehliadači ani v mobilnej aplikácii,
• rola Čítanie, ktorou možno pozvanej osobe dať prístup bez možnosti zapisovať,
• denné upratovanie, ktoré maže previerky po uplynutí lehoty vrátane nahratých dokladov.

8. Ďalší sprostredkovatelia

Na poskytovanie služby využívame týchto ďalších sprostredkovateľov, s čím používaním aplikácie súhlasíte:

• Vercel Inc., hosting a prevádzka aplikácie, región Frankfurt,
• Supabase, databáza, prihlasovanie a úložisko dokladov, región [REGIÓN DATABÁZY DOPLNIŤ],
• Resend, odosielanie e-mailov nájomníkom, uchádzačom a pozvaným osobám.

9. Zmena sprostredkovateľov

Ak niektorého dodávateľa zmeníme alebo pridáme, oznámime to vopred e-mailom na adresu účtu alebo oznámením v aplikácii. Ak so zmenou nesúhlasíte, môžete účet zmazať pred dňom jej účinnosti.

10. Pomoc pri právach dotknutých osôb

Údaje nájomníkov vidíte a mažete priamo v aplikácii, takže žiadosť o prístup, opravu alebo výmaz spravidla vybavíte sami. Nájomníka možno aj anonymizovať, čím sa z evidencie stratí jeho identita a história platieb zostane.

Ak budete potrebovať našu pomoc, napríklad výpis údajov, ktoré v aplikácii nevidíte, napíšte na podpora@rentfolioapp.com a pomôžeme v primeranej lehote.

11. Lehoty zmazania pri previerkach

Údaje z previerok sa mažú samé, aj s nahratými dokladmi:

• ak uchádzač formulár nikdy nevyplní, po uplynutí platnosti odkazu a ďalších 30 dní,
• po odoslaní formulára 90 dní, aby ste sa stihli rozhodnúť,
• po vašom rozhodnutí 30 dní,
• ak uchádzač žiadosť stiahne, doklady a kontaktné údaje sa mažú hneď.

12. Zmazanie a vrátenie údajov

Pri zmazaní účtu sa zmažú nahraté súbory a potom účet, s ktorým zmiznú všetky vaše záznamy vrátane údajov nájomníkov. Zmazanie je nevratné, kópiu si pred ním stiahnite.

Údaje nevraciame v inom formáte, lebo ich vidíte priamo v aplikácii po celý čas trvania účtu.

13. Oznámenie porušenia ochrany údajov

Ak zistíme porušenie ochrany osobných údajov, oznámime vám to bez zbytočného odkladu e-mailom na adresu účtu a uvedieme, čo sa stalo, koho sa to týka a čo sme urobili. Oznámenie dozornému orgánu a dotknutým nájomníkom je povinnosťou vás ako prevádzkovateľa, pomôžeme vám však s podkladmi.

14. Preukázanie súladu

Na vašu žiadosť poskytneme informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa tohto dokumentu. Ak si vyžiadate kontrolu, dohodneme jej rozsah a čas tak, aby neohrozila bezpečnosť údajov ostatných používateľov.

15. Čo zostáva na vás

Ako prevádzkovateľ zodpovedáte za to, že na spracúvanie údajov nájomníka či uchádzača máte právny základ, že ho informujete o spracúvaní a o jeho právach, a že do aplikácie nevkladáte viac údajov, než na svoj účel potrebujete. Číslo dokladu totožnosti je citlivý údaj, zadávajte ho len vtedy, keď ho naozaj potrebujete.